1.消防档案由消防安全重点单位统一保管、备查：消防档案实行集中统一管理对消防安全重点单位是非常必要的。消防档案应由单位确定或设立的专门机构来统一集中保管、备查，不得由承办机构或个人分散保存，这样才能克服档案分散保管和各自为政所带来的局限性，更大限度地发挥档案的作用。
2.消防档案要完整和安全：只有维护消防档案的完整和安全，才能给档案工作提供必要的物质基础维护消防档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上要保证档案的齐全，使应该集中和实际保存的档案不能残缺；另一方面，从质量上要维护档案的有机联系和历史真迹，不能人为地割裂分散，或者零乱堆放，更不能涂改勾画，使档案失真。唯有档案材料数量齐全，才能保证档案的系统完整，保持档案的有机联系，才能使档案数量齐全，使之有科学依据维护消防档案的安全，也有两方面的含义：一方面，从物质上力求档案不遭受毁坏，尽量延长档案使用的时间；另一方面，消防档案也具有一定的机密性，要防止档案遗失，保证档案不被盗窃，不被泄露。
3.消防档案分类：消防档案要按照档案形成的环节、内容、时间、形式的异同，采取“同其所同，异其所异”的方法，把档案分成若干类，类与类之间要有一定的联系，有一定的层次和顺序，前后一致。这样有利于档案立卷和案卷的排列和编目，为管理和利用提供条件。
4.消防档案检索：消防档案检索就是把消防档案的内容和形态特征著录下来，存储在检索工具中，根据消防安全管理的利用需要，及时地把有关档案查找出来，以供利用或者使用。它是档案利用之前不可缺少的一项重要准备工作，是准确而迅速地找到所需消防档案的有效手段。目录是档案检索常用的重要工具。为了提高消防档案检索效率，必须编制档案目录，建立一个完整的目录体系。
5.消防档案销毁：单位的消防档案是在日常消防安全管理工作中经过较长时间一点一滴积累起来的。随着时间的推移，有些材料会失去保存价值，不需要继续保存。为了精练档案材料，突出工作重点，应定期有目的、有计划、有标准地将档案进行清理。将有用的材料归纳综合，继续留存；确已失去保存价值的材料，应按国家文书档案相关管理规定进行清理，以免档案材料臃肿庞杂，鱼目混珠，影响管理和利用。
